Posta Elettronica… POP3 o IMAP, COME FARE per scegliere?

Quante volte vi sarà capitato di configurare una casella di Posta Elettronica sul PC o sullo SMARTPHONE, che per comodità chiamerò entrambi DISPOSITIVO dove vi vengono richiesti una serie di parametri, ma ad un certo punto vi viene chiesto di scegliere quale protocollo usare: POP3 o IMAP.

Molti forse già conoscono la differenza tra i due protocolli, ma altri “tirano a sorte” per scegliere l’uno o l’altro senza conoscerne le sostanziali differenze, che cercherò di spiegare in maniera comprensibile a tutti.

La Posta Elettronica viene gestita da un fornitore di servizi (PROVIDER) quali TIM, INFOSTRADA, ARUBA, FASTWEB, GOOGLE, YAHOO e HOTMAIL tanto per citarne alcuni, che ospita sul proprio SERVER la nostra Casella di Posta Elettronica (POSTA), pertanto tutte le email ricevute e inviate, risiederanno sui SERVER di tale PROVIDER. Per poter leggere la POSTA possiamo accedere direttamente ad un sito indicato dal PROVIDER (WEBMAIL) o utilizzare appositi programmi per la gestione della Posta Elettronica (CLIENT):

1 - con WEBMAIL accederemo alla POSTA tramite un sito internet del PROVIDER dove sarà necessario inserire solo il nome utente, che di solito coincide con l’indirizzo di posta elettronica, e la password fornita in fase di creazione della casella. I messaggi saranno sempre residenti sul SERVER del PROVIDER finché non saranno eliminati. In assenza di una connessione internet i messaggi risulteranno tutti inaccessibili.

2 – con un CLIENT accederemo alla POSTA tramite un programma (THUNDERBIRD, OUTLOOK, INCREDIMAIL, ecc.) che una volta configurato effettuerà l’accesso ai nostri messaggi. Potremo gestire in maniera completa la nostra Posta Elettronica, avendo a disposizione anche altre funzionalità per personalizzarne la gestione. In assenza di una connessione internet potremmo accedere solo ai messaggi già ricevuti.

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Utilizzando un CLIENT entrano in gioco i protocolli POP3 e IMAP che indicheranno al CLIENT come trattare la POSTA.

Analizziamoli insieme.

POP3 (Post Office Protocol 3) - con il protocollo POP3 la POSTA in arrivo sarà trasferita dal SERVER al nostro DISPOSITIVO. Dopo il trasferimento, la POSTA sul SERVER per default viene eliminata automaticamente, ma esiste anche la possibilità di conservarne una copia sul SERVER. Con il protocollo POP3 l’unica cartella del nostro DISPOSITIVO che sarà sincronizzata con il SERVER è Posta in Arrivo, le altre NO. La posta inviata con il CLIENT sarà recapitata, ma non la troveremo nella cartella di Posta Inviata del SERVER e viceversa. Il protocollo POP3 è indicato quando si accede alla POSTA sempre con lo stesso DISPOSITIVO, ma largamente sconsigliato quando l’accesso avviene da più DISPOSITIVI.

Perché? Cercherò di spiegarlo con qualche esempio tirando in ballo Pippo, il nostro utente immaginario. Ricordo sempre che stiamo parlando di un CLIENT configurato con protocollo POP3.

ESEMPIO 1
- Pippo accede alla Posta Elettronica con un CLIENT sia da casa che dall’ufficio.
- In serata prepara un preventivo con il PC di casa per un cliente e glielo invia.
- Il giorno successivo si reca in ufficio, avvia OUTLOOK sul PC dell’Ufficio per consultare il messaggio inviato al cliente da casa e non lo trova, allora accede direttamente al SERVER con la WEBMAIL e non lo trova nemmeno li. Perché?
Semplice, perché il protocollo POP3 non sincronizza la POSTA inviata dal CLIENT con il SERVER e viceversa, quindi la posta inviata resterà sempre e solo disponibile sul DISPOSITIVO da dove è stata inviata e se Pippo il messaggio l’avesse inviato direttamente con WEBMAIL, tale messaggio sarebbe stato visibile solo con WEBMAIL. Nel nostro caso Pippo potrà consultare il messaggio inviato al cliente solo dal PC di casa.

ESEMPIO 2
- Pippo accede alla POSTA dal PC di casa con il CLIENT e legge un messaggio inviatogli dal suo avvocato.
- Pippo si reca in ufficio ed avvia il CLIENT per leggere nuovamente quel messaggio inviatogli dal suo avvocato, ma non lo trova più.
- Pippo prova ad accedere direttamente alla POSTA sul SERVER con WEBMAIL, ma non lo trova nemmeno li. Perché?
Semplice, con il protocollo POP3 il CLIENT trasferisce la POSTA in Arrivo dal SERVER al DISPOSITIVO eliminandola poi automaticamente dal SERVER. Ripeto, però, che quasi tutti i CLIENT permettono tramite un’impostazione di conservare sul SERVER una copia dei messaggi ricevuti, per sempre o per un tot giorni.

ESEMPIO 3
- Pippo accede alla POSTA dal PC di casa con il CLIENT e legge un messaggio strano.
- Si rende conto che è un messaggio truffa, quindi lo elimina.
- Pippo si reca in ufficio ed avvia il CLIENT per controllare se ci sono nuovo messaggi e si rende conto che il messaggio truffa eliminato da casa è ancora li. Convinto di aver sbagliato qualcosa lo rielimina.
- Dopo qualche giorno Pippo si trova a casa di un amico ed accede alla sua POSTA tramite WEBMAIL per verificare se ci sono nuovi messaggi, ma ritrova sempre quel messaggio truffa che aveva cancellato per ben due volte, quindi lo rielimina, ma inizia a porsi qualche domanda. Perché?
Semplice, con il protocollo POP3 il CLIENT trasferisce la POSTA in Arrivo dal SERVER al DISPOSITIVO, però in questo caso il CLIENT non ha eliminato il messaggio dal SERVER, perché è configurato per conservarne una copia sul SERVER.

Possiamo dedurre che accedendo alla POSTA da diversi DISPOSITIVI tramite CLIENT con protocollo POP3, facilmente si genera confusione, inoltre la POSTA Inviata da un dispositivo potremo leggerla solo da quel DISPOSITIVO. Il vantaggio è che memorizzando la POSTA in Arrivo nelle cartelle locali del nostro DISPOSITIVO, potremmo eliminare i vecchi messaggi dal SERVER per recuperare spazio.

IMAP (Interactive Mail Access Protocol) - il protocollo IMAP nel passato è stato sempre un po’ bistrattato preferendo al suo posto quasi sempre il protocollo POP3. Poi con l’avvento della banda larga, con la disponibilità di DISPOSITIVI sempre più veloci e tecnologicamente avanzati e con la possibilità di realizzare software con linguaggi di programmazione evoluti, il protocollo IMAP è tornato alla ribalta.

Questo protocollo rende più agevole la gestione della POSTA nel caso in cui vi si accede con più DISPOSITIVI ed anche con CLIENT diversi tra loro. Il protocollo IMAP non fa altro che riprodurre sul nostro DISPOSITIVO una copia della POSTA che è sul SERVER, sincronizzando la POSTA in Arrivo, Inviata e altre cartelle ogni qualvolta vi si accede o ad intervalli di tempo prefissati. La POSTA, quindi risiederà sempre sul SERVER e:
- quando inviamo un messaggio con il CLIENT è come se lo inviassimo direttamente dal SERVER, per cui ogni altro dispositivo che accederà successivamente alla POSTA troverà il messaggio inviato, cosa che non avviene con POP3.

- quando eliminiamo con il CLIENT un messaggio di POSTA è come se lo eliminassimo direttamente dal SERVER, per cui ogni altro dispositivo che accederà successivamente alla POSTA non troverà più quel messaggio, cosa che non avviene con POP3.

Con i primi CLIENT che utilizzavano il protocollo IMAP, se non c’era la connessione ad Internet non era possibile consultare la POSTA, in quanto non scaricavano sul DISPOSITIVO copia della POSTA, mentre con le potenzialità oggi a disposizione, sia hardware che software, è possibile consultare la POSTA anche in assenza di connessione.

E se lo spazio sul SERVER fosse quasi esaurito? Basterà eliminare i vecchi o inutili messaggi, anche se la maggior parte dei CLIENT mette a disposizione una funzione di ARCHIVIAZIONE per poter appunto salvare in maniera permanente su un DISPOSITIVO la POSTA che consultiamo di rado e che vorremmo comunque conservare. Nello svolgimento del mio lavoro di Assistenza Tecnica e Consulenza, mi sono spesso imbattuto in Utenti che conservavano sul SERVER messaggi di oltre un decennio senza mai effettuarne un’ARCHVIAZIONE.

Possiamo dire che oggi è la riscossa di IMAP su POP3.

Personalmente utilizzo Outlook da diversi anni, ma da un po’ utilizzo anche THUNDERBIRD, un CLIENT di Posta Elettronica Open Source progettato da Mozilla, che nelle ultime versioni è molto migliorato ed offre molteplici ed ottime prestazioni. Lo illustrerò in un prossimo “COME FARE”

Non esitare a contattarmi se dovessi riscontrare difficoltà nel tutorial o per altri chiarimenti.

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